Ogni anno, in Italia, si tengono decine e decine di eventi aperti al pubblico: festival musicali e cinematografici, rappresentazioni teatrali, fiere ed esposizioni, convegni ed altre manifestazioni di richiamo nazionale e internazionale, in grado di attrarre personalità di spicco dello show-business, dell’alta moda, del panorama scientifico o dell’imprenditoria.
Basti pensare, giusto per fare alcuni esempi, alla Biennale d’Arte e al Festival del Cinema di Venezia, all’Expo di Milano, all’Umbria Jazz Festival e tantissimi altri.
Ma quali sono i segreti per organizzare una fiera o una convention capace di lasciare il segno? Ecco una breve scaletta da tenere a mente!
Cosa tratteremo
Definire l’obiettivo dell’evento
Prima ancora di dare inizio alla fase organizzativa, è importante definire gli obiettivi da raggiungere con l’evento in questione. Nel caso di una fiera espositiva, ad esempio, lo scopo potrebbe essere accrescere la notorietà di alcuni brand, ampliare la clientela, aumentare le vendite o presentare nuovi prodotti.
Non sempre, però, vi è una finalità puramente commerciale: spesso convegni e festival mirano “semplicemente” a radunare utenti interessati a un particolare ambito (dal teatro alla musica, dalla letteratura alla scienza) ed offrire loro un intrattenimento di qualità.
Stabilire data e location
Per cominciare, si dovrà scegliere una data funzionale, che consenta di intercettare il target desiderato, e una location adeguata in termini di spazio, attrezzature e servizi.
L’ideale è organizzare la manifestazione in un luogo facilmente raggiungibile sia in auto che con i mezzi pubblici, meglio se dotato di parcheggio. Valutare anche quali potrebbero essere le condizioni climatiche in quel periodo dell’anno: se vi è un’alta probabilità che faccia brutto tempo, meglio non rischiare e puntare direttamente su una location al chiuso.
Prendere contatto con gli allestitori
A seconda del tipo di intrattenimento che si vuole proporre, bisogna reperire materiali e attrezzature ad hoc: stand e gazebo, moquette, microfoni e speaker, tavoli e sedie, ecc.
Occorre realizzare, poi, un inventario completo di ciò che occorre e comunicare tali informazioni agli allestitori. È bene concordare, inoltre, il luogo, il giorno e l’orario della consegna e, se la situazione lo richiede, anche la fase di montaggio.
Fare promozione online e offline
La riuscita di un evento passa attraverso la comunicazione online. Si possono utilizzare vari metodi, alcuni dei quali completamente a costo zero, come nel caso dei social media o di una campagna di e-mail marketing. Tuttavia, se il budget lo consente, è preferibile fare almeno un piccolo investimento ed affiancare, ai post gratuiti, anche inserzioni a pagamento.
Infine, mai sottovalutare l’importanza della pubblicità tradizionale da affiancare alle campagne web, coon cartelloni e volantini da distribuire nella zona.
Gestire lo svolgimento dell’evento
Ora che tutto è pronto, bisogna fare in modo che l’evento proceda secondo i programmi. Per riuscire in tale obiettivo, bisogna creare una squadra affiatata e ben preparata, stabilendo in anticipo i ruoli e le mansioni da affidare a ciascuno dei membri.
Le figure immancabili, all’interno di un qualsiasi evento, sono:
- addetti alla biglietteria;
- barman e camerieri;
- addetti alle pulizie;
- cassieri;
- addetti alla sicurezza;
- hostess e steward;
- guardarobieri;
- promoter.
Qualche giorno prima della manifestazione, occorrerà fare una riunione con tutte le persone facenti parte dello staff e comunicare loro gli obiettivi, la scaletta (ad esempio, gli orari in cui si svolgeranno le esibizioni musicali, gli interventi degli ospiti, ecc.) e le eventuali regole da seguire. In questa occasione sarà bene motivare la squadra e chiarire ogni dubbio.
